Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.
Важно! Во всех случаях, использование личного авто сотрудника в служебных целях, которое носит регулярный характер, подлежит документированию установленным порядком.
За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию. Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ. Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:
- компенсационная выплата полагается за эксплуатацию, износ инструментария, личного транспортного средства (далее — ТС) работника, его технических средств, материалов,
- возмещение трат предусмотрено по части эксплуатации ТС (к примеру, за ГСМ),
- размер компенсации устанавливается путем достижения соглашения между двумя сторонами (нанимателем и работником), которое далее подлежит документированию.
Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.
Как акцентирует внимание Минтруда РФ (письмо № 17-3/В-542 от 13.11.2015), размер компенсационной выплаты должен соответствовать обоснованным тратам. Т. е. все расходы, так или иначе увязанные с эксплуатацией ТС для служебных целей, должны документально подтверждаться.
Зам. директора Департамента развития соцстрахования Л. А. Котова.
Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается
Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.
Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).
Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.
Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992. Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.
| Транспортное средство | Рабочий объем двигателя | Сумма в рос. руб. |
| Мотоцикл | — | 600 |
| Легковой автомобиль | До 2000 куб. м. | 1200 |
| Легковой автомобиль | Более 2000 куб. м. | 1500 |
| Грузовой автомобиль | — | Лимит не установлен |
При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:
- право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него),
- произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ,
- километраж — как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).
Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом. Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.
Условия, при которых возмещаются траты сотруднику, использующему на работе личный автомобиль
Таким образом, компенсацию выплачивают работнику при соблюдении нескольких условий. Первое: если работник может подтвердить документально, что он владелец авто и оно действительно эксплуатируется в служебных целях с ведома нанимателя.
Второе: траты на ГСМ (ремонт, мойку), которые имели место, удостоверяются платежными документами (чеками, квитанциями и др.).
Третье: размер компенсации, вариант ее расчета предварительно согласовывался сторонами и оформлен документально.
Следует иметь в виду, что работнику компенсация может назначаться в фиксированной сумме. Тогда установленный размер выплаты начисляется работнику не зависимо от того, сколько дней он эксплуатировал на работе свое авто.
Пример 1. Компенсация в фиксированном размере за эксплуатацию личного ТС на работе
Сотруднику ООО «Василек», менеджеру М. Т. Теплякову назначена фиксированная компенсация за эксплуатацию его авто на работе. Объем двигателя легковой машины М. Т. Теплякова превышает 2000 куб.м. Размер компенсирующей выплаты за месяц составляет 2500 руб.
В одном из месяцев М. Т. Тепляков представил путевые листы на 23 раб. дня, в то время как в данном месяце было 25 раб. дн. Тем не менее, учитывая тот факт, что компенсация менеджеру положена в фиксированной сумме, то она же будет выплачена в полной мере и при данных обстоятельствах.
Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтерия ООО «Василек» учитывает предельный размер компенсационной выплаты по этому месяцу, определяемый Постановлением № 92 от 08.02.1992. Для авто М. Т. Теплякова она равняется 1500 руб., т. к. рабочий объем двигателя его ТС превышает 2000 куб.м.
Варианты оформления использования на работе личного авто сотрудником
Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:
- Путем заключения арендного договора с экипажем либо без него (т. е. с водителем—владельцем авто либо без).
- Посредством заключения допсоглашения к трудовому договору либо внесения в него соответствующих условий по использованию личного авто и выплате компенсации.
Ключевой момент: соглашение по использованию ТС в служебных целях и выплате за это компенсации должно быть письменным.
| Способ оформления | Что включает | Отдельные дополнения по оформлению |
| Трудовой договор либо допсоглашение к нему | Как принято, записываются: марка авто, реквизиты правоустанавливающих документов на ТС, виды трат, которые подлежат возмещению, величина и условия выплаты компенсации | Что касается покрытия трат по ГСМ, то стороны так и указывают, что наниматель будет возмещать траты по приобретению ГСМ с учетом действующих норм расхода топлива (Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 по утверждению соответствующих методических рекомендаций).
Основание для выплат: путевые листы, оплаченные чеки от АЗС |
| Стандартный арендный договор с экипажем либо без него | Обязательно оформляется письменно и содержит сведения: о ТС (марка, характеристики и др.), сроки его аренды, размер и порядок внесения арендной платы, иные дополнительные условия (например, кто будет оплачивать ГСМ, ремонтные работы и т. п.) | При данном способе оформления, как правило, работнику перечисляется только арендная плата, выплата компенсации здесь не предусмотрена |
В общем случае, если две заинтересованные стороны заключают договор (либо досоглашение), то далее по прошествии месяца работник должен письменно отчитаться перед нанимателем об использовании своего авто в намеченных целях.
Это значит, что он должен представить установленным порядком информацию о времени эксплуатации, пробеге, тратах по ГСМ, подтвердив все это документально (приложив путевые листы, чеки и т. п.). Рассмотрев представленные данные, наниматель их одобряет, после чего работнику (обычно на последний день месяца) начисляется компенсация, а затем возмещаются траты. Основанием для начисления данных выплат является приказ нанимателя.
Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику
Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая.
| Основные составляющие части приказа | Какие обязательные сведения включают | Пояснения по изданию приказа |
| Шапка (верхняя часть документа) | Полное наименование, надлежащие реквизиты организации | Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления |
| Заголовок | Стандартный вариант: «Приказ». | Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях |
| Основная часть (суть распоряжения) | Включает:
назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу — конкретному работнику организации,
ее размер, порядок и способ выплаты,
документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат | Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств |
| Заключительная часть | В конце приказа свою визу проставляет руководитель | С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись |
Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.
Пример 2. Образец приказа о назначении компенсации за использование личного авто на работе
Директор ООО «Василек», Р. Н. Бурлевская дает следующие распоряжения в отношении менеджера отдела снабжения М. И. Теплякова, которые фиксируются в приказе:
- Выплачивать данному работнику ежемесячную компенсацию (1200 руб.) за использование его авто (марки «Лада Приора» с объемом двигателя 1596).
- Попутно возмещать М. И. Теплякову траты, связанные с содержанием его авто.
- Самому работнику отчитываться ежемесячно, представляя путевые листы, соответствующие документы, подтверждающие траты.
- Компенсационную выплату включать в зарплату М. И. Теплякова на основании приказа, где будет указана окончательная сумма выплаты.
Распространенные ошибки при оформлении компенсации за использование личного авто сотрудника
Ошибка 1. Компенсация трат, которые связаны с эксплуатацией сотрудником своего автомобиля на работе, предоставляется не всегда.
Так, довольно типичной является ситуация, когда, владелец авто (сотрудник организации) систематически использует свою машину на работе, не известив об этом нанимателя и никак не оформив. При данных обстоятельствах наниматель не должен и не будет компенсировать никакие траты данному сотруднику (включая по ГСМ, техосмотру либо ремонту).
Читайте также:
Страховые выплаты в 2019 году.
Какие выплаты положены работнику при увольнении?
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Учитывает ли наниматель при оформлении компенсации за использование авто сотрудника на работе время пребывания его на больничном либо в очередном оплачиваемом отпуске?
Нет, за названые периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте компенсация не начисляется. Также не учитываются дни, когда ТС не использовалось по причине выявленных неисправностей и прохождения ремонта.
Вопрос №2: Предусмотрена ли компенсация по ГСМ работнику за разовое использование личного авто в служебных целях (т. е. за одну командировочную поездку)?
Да, за одну служебную поездку также выплачивается компенсация. Ее величина рассчитывается с учетом оплаченных чеков АЗС.
