В коммерческих организациях часто используется личные автомобили работников, т.е. принадлежащие им по документам, для основной деятельности. Но работник, используя личный автомобиль, вправе рассчитывать на возмещение расходов, понесенные для получения прибыли владельцем компании. Компенсацию за использование автомобиля работника определяется локальными актами, основанные на актах законодательства, которые в свою очередь также ограничивают выплаты по понесенным суммам затрат. Расходы по автомобилю сверх законных нормативов учесть нельзя. Рассмотрим, какая предусмотрена компенсация затрат за использование авто работником.
Нормативное регулирование использования личного авто
В связи с необходимостью использования личных автомобилей в производственной деятельности законодательно урегулированы вопросы возмещения затрат, защищающих как работников, так и работодателей.
Ст. 188 ТК РФ определяет возмещение таких расходов на основании заключенного двустороннего трудового договора
НК РФ ч.2 определяются затраты, которые можно списать и признать как расходы на производство и реализацию
Постановление от 02.07.2013 N 563 определяет порядок и размер компенсации
Локальные акты компании: трудовой и коллективный договор, положения и т.д.
Основание для компенсации личного авто
Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:
- приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
- произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
- размер компенсации с учетом законодательства
- выплата производится 1 раз в месяц
- когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается
Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:
- выплата компенсации по ТК РФ
- заключение договор аренды
- оформление безвозмездного пользования
Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин
Оформление безвозмездного использования имущества
При оформлении безвозмездного использования авто сотрудника имеет такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | безвозмездное пользование | признание дохода по рыночной стоимости, налоги |
| Работник | компенсация только автомобильных расходов | не получает денег |
Таким образом, такой способ оформления является самым невыгодным для обоих сторон, поэтому применяется очень редко.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |
Для того, чтобы подтвердить расходы по налогам, нужны такие документы:
- акт приема-передачи (с отражением характеристик)
- ПТС, ОСАГО и свидетельство о гос. регистрации (копии)
Сумма арендной платы регулируется соглашением сторон (в рассматриваемом случае: сотрудника и работодателя) и зависит от характеристик машины, износа, средняя стоимость аренды по району и т. д.
Важно! В договоре можно отразить сумму платежа в зависимости от времени работы, пробега и т.д., а не в виде фиксированной суммы.
Порядок компенсации использования по ТК
Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.
При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Не требуется обслуживание имущества | Не свое имущество, увеличение объема документации |
| Работник | Получает полную компенсацию и авто остается в собственности | Если не работал, то не начисляется компенсация |
Пример расчета компенсации
Организация по доп. соглашению с Булатовым И.Т. платит ему компенсацию за использование его машины в сумме 5000 руб. в месяц, куда входит: износ, ремонт, стоянка, бензин. С 14 по 21 января 2019 года он был на больничном. В январе 17 рабочих дней, т.е. отработано за январь – 11. Сумма компенсации за январь составит:
5000 руб. / 17 дн. * 11 дн. = 3235,29 руб.
Оформление выплат за использование личного авто
Для оформления и учета компенсации, нужны такие документы:
- доп. соглашение с сотрудником
- подтверждение собственности авто сотрудника: ПТС, ОСАГО и свидетельство о гос. регистрации (копии)
- распоряжение руководителя о выплате
- путевые листы с маршрутами, платежные документы АЗС, бухгалтерская справка потраченных ГСМ, квитанции на ремонт, т.е. документы, подтверждающие затраты на авто
В связи с тем, что выплаченная компенсация отражается на налогах, документы играют важную роль для подтверждения расходов. При этом и в должностной инструкции нужно отразить поездки, как должностную обязанность.
Кроме этого необходимо отражение в должностной инструкции работника обязанностей, которые предполагаю постоянные поездки. Например, поездка для согласования договора, доставка и т.д.
Путевой лист как основной документ по использованию авто
Путевой лист является первичный документ, который подтвердит понесенные затраты по факту работы. Путевые листы обязательны к применению для подтверждения водителем законности использования ТС в целях основной деятельности и для признания расходов для налогообложения. На каждый вид ТС разработаны разные формы листа, но организация может сама разработать форму в зависимости от специфики деятельности с отражением обязательных реквизитов и утвердить его приказом руководителя.
Независимо от использования ТС, путевой лист необходим для:
- контроля ТС
- расчета заработной платы
- контроля расхода ГСМ
- амортизационных начислений
- учета затрат
- обоснованность перевозок для конкретного водителя
Отражение компенсации на налогах
Для цели налогообложения постановлением от 8 февраля 2002 г. № 92 установлены нормативы компенсации в месяц, зависящие от объема двигателя:
| Вид ТС | Компенсация в месяц, руб. |
| Легковые авто с объемом двигателя: | |
| до 2000 куб. см | 1200 |
| более 2000 куб. см | 1500 |
| Мотоциклы | 600 |
| Грузовики | Вся сумма |
Для цели списания на затраты, эту компенсацию (в том числе и ГСМ) включают только после ее выплаты согласно подтверждающим документам, но только в пределах названных выше норм, вроде как учитывающих все затраты. Например, при использовании автомобиля работника (с двигателем до 2000 куб. см) по доп. соглашению компенсация предусмотрена в размере 3000 руб., но независимо от того что ГСМ в месяц составляет 1000 руб., на затраты можно будет списать только 1200 руб., с остальной суммы сверх 1200 – начисляется налог (на прибыль или единый при УСН), независимо от применяемой системы налогообложения. Организации устанавливают в основном размер компенсации в рамках норм, установленных для списания на затраты, что невыгодно для работника.
НДФЛ с этой компенсации не удерживается согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не зависимо от того, входит ли сумма компенсации в пределы норм, но при этом автомобиль должен быть в собственности работника. Но важно компенсацию прописать в доп. соглашении к трудовому договору. Аналогично и страховые взносы не начисляются ни на сумму компенсации, ни на сумму, превышающую нормы. Но если сумма компенсации является надбавкой к зарплате, то это уже относится к доходам работника и с ее размера удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.
Если авто используется по договору аренды, то нужно начислять НДФЛ, страховые взносы рассчитывать не нужно.
Учет компенсации за использование личного авто
Компенсация за автомобиль выплачивается только сотрудникам, работа которых имеет регулярный характер разъездов и определяется руководителем. Такой характер работы нужно отразить в локальных актах: должностных инструкциях, трудовых договорах и т. д. Кроме характера работы в документах нужно отразить возмещение расходов, которые возникают в ходе эксплуатации. Размер расходов обосновывается:
- приказом руководителя
- копией техпаспорта
- должностными инструкциями
В бухучете компенсация расходов работнику отражается по кредиту 73, а по дебету – в зависимости от подразделения, где работает и выполняемых функций: 20 (23, 25, 26, 29, 44)
При расчете отдельных налогов сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов.
Заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Н. Ковязина
Пример проводок по компенсации за авто
Работник для служебных целей использует личный автомобиль HONDA Civic, стоимостью 800000 руб., с рабочими объемом двигателя 1238 куб. см. Компенсация за износ ежемесячно – 1200 руб. Документально подтверждены расходы на бензин за декабрь в размере 4000 руб. 29.12.2018 г. ему выплачена компенсация, которая была отражена:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| С работником заключено доп. соглашение о возмещении расходов | |||
| начислена компенсация за декабрь | 26 | 73 | 1200 |
| выплачена компенсация | 73 | 50 | 1200 |
| учтены в расходах ГСМ | 26 | 73 | 5000 |
| начислено ПНО | 99 субсчет ПНО | 68 субсчет Расчеты по налогу на прибыль | 1000 (5000*20%) |
| С работником заключен договор аренды | |||
| отражена стоимость полученного в аренду авто | 001 | 600000 | |
| отражена арендная плата автомобиля | 26 | 73 | 25000 |
| удержан НДФЛ | 73 | 68 субсчет Расчеты по НДФЛ | 3250 (25000*13%) |
| выплачена арендная плата | 73 | 50 | 21750 |
| Доплата к зарплате | |||
| начислена компенсация за декабрь | 26 | 70 | 6200 |
| удержан НДФЛ | 70 | 68 субсчет Расчеты по НДФЛ | 806 (6200*13%) |
| Выплачена компенсация | 70 | 50 | 5394 |
| Начислены страховые взносы | 26 | 69 | 1860 |
Ошибка при аренде авто
При аренде без экипажа организация должна оплачивать затраты, которые можно учесть в расходах. При этом с платежа по аренде нужно рассчитать и перечислить НДФЛ, а страховые взносы по такому договору не начисляют.
Ошибка при оформлении компенсации
В случае если поездки работника не является регулярными, то в трудовом договоре (доп. соглашении) можно не предусматривать компенсацию, а отражать каждую поездку приказом руководителя. В служебных целях должна быть выплачена компенсация и расходы, что организация может отразить такую выплату приказом руководителя и подпись об ознакомлении приравнивается к соглашению работника и организации.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как оформить договор аренды авто, если работник владеет автомобилем на основании доверенности?
Ответ: Если работник не собственник, то компенсация не учитывается в расходах, с нее удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.
Для заключения договора аренды требуется согласие владельца в доверенности (право на заключение договора аренды). Договор нужно заключить на владельца и при согласии владельца его вправе подписать работник.
НДФЛ будет начисляться на владельца автомобиля, а не на работника, соответственно 2-НДФЛ оформляется на владельца.
Вопрос №2: Если работник трудоустроен дистанционно, нужно ли выплачивать компенсацию за авто? Если нужно, то имеет ли значение письменный отказ от компенсации?
Ответ: Если имеются дистанционные работники, использующие для работы, связанной с регулярными поездками, свое имущество, то работодатель обязан также платить им компенсацию, даже если работники отказываются от компенсации в письменной форме.
