В каких случаях и как вносятся исправления в трудовую книжку
Каждое из исправлений, вносимых в трудовую книжку (далее – ТК) работника, следует относить к одной из 2 отдельных групп:
- исправляются или же дополняются персональные данные о сотруднике, размещенные на титульном листе,
- корректируются данные при допущении ошибок в отдельных разделах: «Сведения о работе», «Сведения о награждениях».
Отдельно следует определить случай, когда ошибка происходит во время заполнения «титулки». Исправления здесь не допускаются, поэтому всегда требуется заполнение нового бланка.
Внимание! Есть несколько методов внесения необходимых исправлений:
- неверная запись перечеркивается сплошной чертой. Этот метод позволяет оставить старую запись читаемой и проставить возле нее верные данные,
- ранее зафиксированная информация признается недействительной с внесением в документ подобной отметки.
Метод №1 – «зачеркивание» применяется исключительно для титульных листов, в остальных случаях, где следует откорректировать данные в отдельных разделах, применяется метод №2.
Кто имеет право корректировать
Полномочия на внесение записей в ТК о смене у работника фамилии или же о категории закреплены за достаточно ограниченным числом специалистов. Если лицо не наделено конкретными полномочиями, и нет оснований на проведение исправлений, то выполнение корректировки будет неправомерным.
Исправлением ошибок, выявленных в трудовой книжке, занимается прошлый или нынешний работодатель. Также действия инициируются в судебном порядке.
Срок выдачи трудовой книжки при увольнении.
Перечень должностей, за которыми закрепляется право внесения, исправления и заверения записей в ТК не определен ни одним нормативно-правовым актом. Правила только предусматривают уточнение – лиц, ответственных за проведения таких действий, определяют отдельным спец. приказом.
При небольшой штатной численности организации и отсутствии кадровой структуры ведение трудовых книжек и их корректирование осуществляется руководителем или же одним из назначенных им специалистов: секретарем, бухгалтером, офис-менеджером, администратором и т. д.
При предоставлении работы физическим лицом он не вправе по закону отвечать за ТК, вести и корректировать в них данные.
Что делать при обнаружении ошибки
Ряд типичных ошибок, допущенных при заполнении ТК, обнаруживают сами владельцы или же специалисты, в трудовые обязанности которых входит ведение кадровой документации. Они выявляются в процессе увольнения работника, при его приеме на работу и обычной ревизии документов.
Важно! Ведение трудовой книжки – серьезный процесс, требующий особого внимания. Если в будущем в этом документе заметят неисправленные ошибки, то возникнут серьезные проблемы при расчете пенсии.
При обнаружении ошибки в используемом документе неверную запись не перечеркивают и не заштриховывают – она исправляется проставлением правильной записи снизу.
Расчет стажа работы по трудовой книжке.
Где хранятся трудовые книжки работников организации, читайте тут.
Что делать, если работодатель не заключил трудовой договор с работником, читайте по ссылке: https://novocom.org/trudovoe-pravo/esli-rabotodatel-ne-zaklyuchil-trudovoj-dogovor-s-rabotnikom.html
Виды ошибок и способы их исправления
Неправильные данные обнаруживают на самой «титулке» трудовой книжки, непосредственно в каком-то из ее разделов, а также во вкладыше. Применяемые для исправления действия по большей части совпадают, но в каждом случае есть свои отличительные нюансы.
Запись неверна
Ошибочность записей исправляется только с помощью признания их неверными. Подобное правило применимо к сведениям, отраженным в разделе «о работе», а также «о награждении».
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.
Недействительность записи признается двумя различными способами:
- проставляется отметка, указывающая на недействительность записи №__. В следующей за ней строке отмечается верная запись. Таким образом исправляются данные 2 строками, каждая из которых имеет свой порядковый номер,
- одна запись содержит в себе признание данных недействительными и указывает на соответствующие действия. К примеру, указывают так: «Запись №3 недействительна, восстановлен на рабочем месте».
Когда отметка, указывающая на недействительность записи, обозначается в отдельной строке, то проставлять в 4 графе – «основание» ничего не нужно. Каждая сделанная запись нумеруется по порядку, с заданной хронологией.
Текст внесен другой организацией
Учтите! Когда ошибку допустил прошлый работодатель, у которого сотрудник работал до этого, то внесение к ТК исправлений производится:
- тем работодателем, который фактически допустил внесение ошибочных данных в документ,
- текущим работодателем, у которого сотрудник работает на данный момент, однако при условии предоставления соответствующей документации. К примеру, когда в ТК внесены ошибочные сведения об основании увольнения сотрудника, понадобится копия приказа с верной записью, плюс подготовленное прошлым работодателем сопроводительное письмо, описывающее происшедшую ситуацию.
Подобный список документов будет полностью соответствовать принятым в делопроизводстве правилам, несмотря на то, что закон просто указывает на необходимость предоставления официального документа.
Когда сотруднику выдается его ТК текущим работодателем, для внесения исправлений по прошлому месту трудоустройства выдачу документа необходимо оформить с составлением расписки. Только так организация не будет в ответе за документ в случае его утери работником.
Правила написания Е и Ё в документах.
Исправление организацией, вносившей запись после увольнения
При проведении исправлений бывшим работодателем ему следует обозначить полное официальное наименование организации, сделать обозначение о признании записи недействительной и указать правильную запись. Дальше лицом, ответственным за ведение ТК, проставляется подпись и ставится оттиск печати.
Подобный порядок прямо не определяется законом, однако информация об организации позволяет определить, кто именно сделал исправления. Подпись и печать необходимы в качестве заверения.
Посмотрите видео. Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки:
Указаны не те даты
Если ошибочными являются сведения о дате, когда сотрудник принимался на работу, был уволен, переведен и т. п., исправление производится аналогично – сначала ошибочную дату признают недействительной, затем указывается правильный ее вариант.
Неправильно внесены реквизиты приказа
Искажение реквизитов приказа, если информация о нем неточна или же полностью неправильна, также признается ошибкой. Для ее исправления применяют общий порядок.
Исправление сведений о награждении
Запомните! Зачеркивать данные и таким образом вносить исправления в раздел «Сведения о награждениях» не допускается. По этой причине после факта обнаружения ошибки запись следует признать недействительной и затем проставить правильную или же указать основание отмены. К примеру, запись №2 недействительна по причине ошибки в приказе №… о награждении.
Замена сведений на титульном листе
Смена персональных данных о человеке не относится к ошибкам, однако изменения на этом основании следует вносить.
Процедура замены неактуальных личных данных выглядит так:
- неактуальные сведения перечеркивают одной сплошной линией. Правильные данные пишут рядом или над зачеркнутой записью,
- о факте исправления на титульной стороне ТК проставляется запись с обозначением документа-основания.
По этой же схеме подлежит изменению и неверная дата рождения. При необходимости замены фамилии сотрудника после заключения им брака документом-основанием выступает именно паспорт, поскольку сведения в ТК заносятся исключительно по документам, удостоверяющим личность. Свидетельство о заключении брака не подпадает под эту категорию.
Отдельно нужно упомянуть об исправлении (дополнении) данных, касающихся специальности сотрудника или же его образовании.
Работодатель потерял трудовую книжку.
При получении сотрудником второй специальности (образования) новые сведения проставляют после запятой.
Дополнение данных не делает предыдущие сведения недействительными – сотрудник, получив высшее образование, также имеет и средне специальное, полученное ранее.
Исправление неточностей во вкладыше
Исправляются ошибки, выявленные во вкладыше, или вносятся в него изменения по аналогии с процедурой исправления записей в трудовой книжке.
Если данные, содержащиеся на титульной стороне ТК, подлежат замене, то такую же процедуру следует выполнить и со вкладышем (вкладышами).
Запись недействительна
Внимание! Запись подлежит признанию недействительной, если будет содержать ошибки. В законе не разъясняется, в каком разделе документа возможно допущение и исправление ошибок. Следовательно, признать недействительной возможно любую запись, сделанную в ТК.
Ошибки бывают и фактическими, и орфографическими. К примеру, при написании должности сделана опечатка. Подобную запись также следует исправлять, в особенности, если должность включена в перечень, предоставляющий возможность получения льгот работнику – досрочно выйти на пенсию и т. п.
Аннулирование, если запись внесена ошибочно
Ошибочное внесение записи также подразумевает необходимость проведения исправлений. К примеру, если в кадровой службе по ошибке заполнили трудовую книжку другого сотрудника, будет сделана следующая запись для исправления подобного положения: «Запись №16 аннулирована, внесена по ошибке».
Корректировки в трудовой книжке по судебному предписанию
Важно! Если в ходе судебного процесса, рассматривающего факт незаконного увольнения работника, последнего решением суда восстановили на должности, то в трудовой книжке проставляется соответствующая запись:
- сначала делается указание на факт недействительности сделанной ранее записи, согласно которой сотрудник был уволен,
- затем в 3 графе после данной записи пишется: «восстановлен на прежней должности»,
- в 4 графе ставится ссылка на приказ, на основании которого производится восстановление.
Ввиду закрытия записи о работодателе перед исправляющей отметкой делается заголовок, отражающий официальное название организации.
У работника также есть право получить полный дубликат своей трудовой книжки, при этом работодателю потребуется полностью перенести все записи, кроме той, что в судебном порядке признана недействительной.
На трудовой книжке, которую работодатель будет заменять, ставят пометку, подтверждающую выдачу дубликата с реквизитами. Титульный лист нового бланка в правой части сверху будет иметь отметку – «дубликат». У сотрудника при этом не затребуют никакой документации.
Какие записи исправлению не подлежат
Когда титульный лист отражает информацию с ошибкой, но никаких изменений не происходило, относительно таких данных есть следующие мнения:
- исправление ошибки происходит в законодательно установленном порядке. Обосновываются действия тем, что в законе отсутствуют четкие указание о невозможности исправления таких ошибок или обозначения, что исправляться могут только данные о работе (награждении),
- оставление ошибки на титульном листе, поскольку корректировка допускается лишь при изменении данных.
Как в одной, так и в другой ситуации есть масса нюансов. Первый случай опасен тем, что организация может случайно внести исправления по недобросовестному сотруднику, который использовал не свою трудовую книжку. Во втором случае сотруднику следует доказывать факт принадлежности документа.
Чтобы избежать проблемных моментов, кадровикам рекомендуется внимательно заполнять трудовые книжки, основываясь исключительно на документе. Работникам нужно до проставления подписи внимательно перечитывать все данные.
Посмотрите видео. Как исправить запись в трудовой книжке:
