Если работник не может привести уважительные причины для своего проступка, то вправе повиниться перед работодателем и пообещать впредь не допускать ошибок в работе 
Работа по найму предполагает выполнение сотрудником обязанностей, прописанных в трудовом договоре и должностной инструкции, а также соблюдения дисциплины труда: внутреннего распорядка, правил поведения и безопасности на рабочем месте.
За нарушение установленных правил работник может быть подвергнут дисциплинарному взысканию, однако прежде чем наложить его работодатель должен попросить работника объясниться. Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — это письмо, которое предоставляет сотрудник компании по приказу непосредственного начальника или директора. В этом письме работник объясняет причины дисциплинарного проступка. Если они уважительные, то работника не наказывают. Он может избежать взыскания за прогул, например, если использовал законное право на день отдыха после сдачи крови (ч.4 ст. 186 ТК РФ). Информацию об этом работник может изложить в объяснительной записке, приложив к ней доказательства своих слов.
Таким образом, объяснительная записка – это форма защиты добросовестного работника.
Роль объяснительной в процессе наложения дисциплинарного взыскания
Объяснительная является обязательным элементом процедуры наложения дисциплинарного взыскания. Если письменное объяснение не было востребовано со стороны работодателя – объявить взыскание нельзя. Однако многие работодатели об этом забывают. Отсутствие объяснительной записки об ошибке в работе (невыполнении должностных обязанностей) или о причинах прогула при применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения является одной из наиболее распространенных ошибок кадровых служб. Последствия такой ошибки самые серьезные. Работник может восстановиться на работе и получить компенсацию от работодателя за все дни, когда он был вынужден отсутствовать на рабочем месте из-за незаконного увольнения.
Работодатель обязан затребовать письменное объяснение – это четко прописано в ст. 193 ТК РФ.
На написание объяснительной по распоряжению работодателя дается два рабочих дня. Если работник отказывается или не уложился в установленный законом срок, оформляется акт об отказе дать объяснительную. В этом случае уже можно применять дисциплинарное взыскание.
Как писать объяснительную, чтобы не наказали?
Образцы объяснительной могут отличаться как и причины дисциплинарных проступков, единого шаблона не существует. Правила написания этого документа не установлены нормативными актами, однако на предприятии может быть разработана форма объяснительной записки или даже бланк.
Документ пишется на имя начальника отдела или директора организации в зависимости от того, кто затребовал объяснительную. Эта информация указывается в правом верхнем углу.
Там же заполняется поле «от». Работник должен туда вписать свое ФИО и должность.
Основная часть: изложение причин и обстоятельств невыполнения обязанностей. Здесь работник должен изложить свое видение ситуации. В его интересах правильно написать объяснительную, чтобы не наказали за дисциплинарный проступок. Для этого в документе указываются уважительные причины нарушения дисциплины труда, если они имеются, приводятся соответствующие доказательства.
Если работник не может привести уважительные причины для своего проступка, то вправе повиниться перед работодателем и пообещать впредь не допускать ошибок в работе, не нарушать должностные обязанности или не опаздывать. Признание работником вины, конечно, не освобождает его от ответственности за допущенное нарушение, однако работодатель может простить сотрудника или применить к нему самый легкий вид взыскания – замечание.
Объяснительную записку работник пишет от руки. Не будет считаться ошибкой, если текст набран на компьютере и распечатан.
Виды объяснительных
Записка об опоздании на работу – самый распространенный вариант среди наемных работников. Уважительной причиной для опоздания может служить:
- транспортный коллапс,
- исполнение работником профессиональных обязанностей вне офиса,
- привлечение работника в качестве понятого или свидетеля для проведения процессуальных действий,
- вызов на судебное заседание,
- посещение врача и т. д.
Законодательно список уважительных причин не закреплен. В каждом конкретном случае работодатель сам будет определять, является ли причина таковой. Однако работник вправе привлечь на свою сторону Государственную инспекцию труда, прокуратуру и суд, если посчитает, что работодатель не счел уважительными причины, указанные им в объяснительной записке об опоздании на работу, и незаконно применил к нему взыскание.
В интернете можно найти большое количество примеров, как пишется объяснительная записка:
- образец – об опоздании на работу (скачать),
- образец объяснительной записки об ошибке в работе (скачать).
