График отпусков

Законодательное регулирование вопроса

График отпусков – документ локального действия, в котором учитываются как личные интересы сотрудников, так и интересы юридического лица (компании, организации и т. д.), где они трудоустроены.

С помощью правильно спланированного графика обеспечивается непрерывный процесс производства на предприятии и своевременный уход сотрудников на ежегодно предоставляемый отдых.

Документ играет важную роль как для трудового коллектива, так и для руководства юр. лица. От того, насколько продуманно он составлен и учитывает интересы работающих людей, зависит, появятся ли при его соблюдении конфликты, спорные ситуации и т. п.

Основной законодательный акт, нормы которого регулируют правоотношения сторон в трудовой сфере – Трудовой кодекс РФ.

Вопрос очередности выхода сотрудников в отпуск урегулирован статьей 123 Кодекса. Обязанность составления графика напрямую связана с присвоенным юридическому лицу статусом. ИП и прочие физ. лица, которые нанимают сотрудников, вправе предоставлять отпуск в порядке достигнутой договоренности между собой. Этот момент оговаривается в статье 305 Кодекса, письме Роструда №3683-6-1 от 20 декабря 2011 г.

В этом случае при существенной численности штата очередность отдыха каждого сотрудника следует планировать заблаговременно, учитывая рабочие моменты и пожелания самого отпускника. Какое максимальное число нанятых физлицом работников предусматривается данной нормой, не оговорено.

Что касается юрлиц, то тут ситуация четко аргументирована. Даже когда в штате лишь один или два сотрудника, они обязаны основываться на статье 123 Кодекса.

Если не будет предусмотрен график выхода сотрудников в отпуска, организацию штрафуют. Сумма штрафа может доходить до 30-50 тысяч рублей. Санкции для должностных лиц ниже – 1-5 тысяч рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ).

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Кто оформляет график

Поскольку график, согласно которому сотрудники выходят в отпуска, относят к кадровой документации, ответственными за его оформление и утверждение выступает кадровая структура и администрация.

В каждой организации следует утверждать локальным актом порядок подготовки документа, процедуру его согласования и особенности утверждение (это может быть внутренний трудовой распорядок или приказ).

В этом акте указывается:

• кто является ответственным за составление документа лицом (обычно это руководитель кадровой службы),
• кто отвечает в каждом подразделении юр. лица за предоставление кадровикам сведений о предпочтительном периоде выхода в отпуск (отдельно по сотрудникам),
• период, в течение которого эти сведения должны попасть в отдел кадров.

Данные по каждому подразделению предоставляются как докладные записки или таблицы. В них обозначаются желаемые периоды выхода сотрудников на отдых.

Как только все данные по подразделениям собраны, ответственное лицо сопоставляет их и приводит в единой таблице, лично подписывая составленную форму. Отдельно издается приказ, подписываемый руководством фирмы.

Сроки составления графика отпусков на 2019 год

Учтите! Руководителем утверждается график выхода сотрудников его компании в отпуска максимально за пару недель до наступления нового года (статья 123 Кодекса).

Когда требуется внести в график исправления, сроки по этим действиям не определяются. Однако исправлять сведения следует по мере такой необходимости. Отдельный приказ утверждения графика при этом не издается.

Какая информация в график включается

Скачать бланк графика отпусков (форма № Т-7) бесплатно в формате word

Не так давно каждая организация оформляла расписание по отпускам исключительно на основании единой утвержденной формы Т-7.

Заполняются колонки в этой форме такими сведениями:

• первая – как именуется подразделение (финотдел, бухгалтерия, юридический, экономический отдел и т. п.),
• вторая – какую должность занимает специалист по штату (начальник отдела, заместитель главного бухгалтера, машинист и т. п.),
• третья и четвертая – ФИО специалиста, отдельно обозначаются данные о табельном номере,
• с пятой по девятую – сведения, касающиеся отпуска (его длительность, запланированное начало отпускного периода и фактическая дата),
• в восьмой обозначается основание, по которой происходит изменение даты запланированного выхода специалиста на отдых,
• в девятой – предполагаемая дата начала отпускного периода,
• в десятой графе размещаются примечания.

Скачать бланк листа ознакомления с графиком отпусков бесплатно в формате word

Сейчас применение только унифицированной формы графика ничем не регламентировано, также нет конкретной законодательной установки не использования этого продуманного до мелочей шаблона.

Кадровая служба вправе выбирать, что делать: применять ту же уже разработанную форму или же составить свой документ аналогичного назначения.

Учтите! Как только график утвержден, каждый сотрудник обязательно должен увидеть его и удостоверить факт ознакомления подписью (статья 22, 123 Кодекса).

С этой целью будет эффективно предусмотреть в графике дополнительную графу. Как вариант, оформляется отдельная ведомость, в которой каждый сотрудник, ознакомившийся с графиком, проставляет подпись.

Согласно пункту 3 статьи 123 ТК, каждого сотрудника за пару недель до намеченного отпуска предупреждают о его начале. Такое уведомление подписывается отпускником.

Посмотрите видео. Как составить график отпусков? 

Пошаговая инструкция заполнения документа

Скачать образец заполненного графика отпусков бесплатно в формате word

В качестве примера заполнения приводится указанная ранее форма Т-7 «График отпусков».

Первый шаг

Заполняется поле «Наименование организации». Вписываются полные данные, сокращения не используются.

Второй шаг

Если имеется профсоюз, то заполняется поле, касающееся мнения этого органа. Поставьте дату и напишите: «Учтено». Если профсоюза нет, обозначается данный факт.

Третий шаг

Документу следует присвоить порядковый номер, проставить дату его оформления, указать, на какой год составляется график.

Четвертый шаг

Заполняются столбцы от первого по шестой. Данные указываются без использования сокращений: название подразделения, должность, ФИО специалиста. В столбце №5 обозначается цифрами протяженность в днях. Шестая графа – отражается дата начала отпускного периода.

Запомните! Если отпуск разделяется на части, они приводятся отдельными строками. В шестой графе можно обозначить длительность, а не дату, когда начинается отпуск.

Пятый шаг

Документ подписывается руководителем кадрового отдела.

Шестой шаг

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков бесплатно в формате word

Документ утверждается и с ним ознакамливают всех работников. Как только все указанные выше поля и столбы заполнены, необходимо утверждение документа. Действия выполняются на бланке – при использовании формы, в ней предусматривается отдельное поле для этих целей.

Как вариант – выносится приказ, которым утверждают график отпусков на определенный год. Обозначенный выше образец не унифицирован, его составляют и в произвольном формате.

Ознакомление с графиком каждого сотрудника выполняется с помощью ведомости. Также для этого можно использовать сам график. С этой целью в нем предусматривают отдельный столбец для проставления сотрудником даты ознакомления и подписи.

С седьмого по десятый столбцы заполняют вручную на протяжении года по факту ухода работников на отдых. Если дата поменялась и сотрудник выходит в отпуск в незапланированную дату, в восьмой графе обозначаются основания перенесения срока (данные об отдельном приказе или заявлении сотрудника).

В девятой графе пишут планируемую дату выхода человека в отпуск.

Графа десятая заполняется при надобности, когда можно отметить примечания. К примеру, обозначить причину, по которой отпуск должен быть перенесен (заявление работника, иное обстоятельство), основания отзыва из отпуска и прочее.

Может ли отпуск начинаться с выходного дня?

Какие нюансы составления графика нужно обязательно учитывать

Дальше приведем отдельные особенности предоставления работникам отпусков и оформления их очередности, вызывающие вопросы.

Отпуск, предоставляемый внешнему совместителю

Согласно статье 286 Кодекса, отпуск такому совместителю следует предоставлять с совмещением с отпуском по основному месту работы (оформляется в одно и то же время).

Делаем выводы:

• отпуск полагается совместителю, следовательно, его также вносят в утверждаемый график,
• планируется подобный отпуск в тот же срок, в который его предоставляет основной работодатель.

Как это реализовать?

Заранее узнайте у совместителя, когда он планирует уходить в отпуск на основном месте трудоустройства. Можно запросить справку, отражающую документально период запланированного в следующем году отпуска. Совместитель может оформить эту справку, если захочет, так как это не его обязанность. Настаивать на ее оформлении работодатель совместителя также не имеет права.

Кроме того, сотрудник не всегда может быть осведомлен о дате предстоящего отпуска на его основной работе, так как график на следующий год иногда утверждают в последний момент. Так или иначе, включить отпуск работника в график однозначно нужно, правда, вполне вероятно, что в дальнейшем потребуется вносить корректировки.

Возможно возникновение и такого случая. Отпуск человека запланирован в одно и то же время по двум местам работы, однако на основном месте трудоустройства сотрудник подал заявление для перенесения отдыха, при этом просьбу одобрили. В такой ситуации перенести отпуск должен и работодатель на второй работе.

Длительность отпуска: обычная и удлиненная

Согласно статье 115 Кодекса обычный отпуск, который предоставляется сотрудникам ежегодно, включает в себя 28 дней (календарных).

Однако определенным категориям сотрудников выделяется более длительный период на отдых. Этим правом они обеспечиваются ТК РФ и отдельными законами.

Важно! Кто вправе рассчитывать на более долгий отпуск, описано в таблице:

Категория	Основание	Длительность
Для работников, не достигших совершеннолетия	Статья 267 Трудового кодекса РФ.	Отпуск составляет от 31 дн.
Для инвалидов	Статья 23 Закона №181-ФЗ (от 24 ноября 1995 г.)	Период отпуска составляет 30 дн.
Для педагогов	Статья 334 Трудового кодекса РФ (Правительственное Постановление №466 от 14 мая 2015 г.)	Отпуск составляет от 42 до 56 дн.
Для некоторых медработников	Статья 350 Трудового кодекса РФ, Постановление № 50 Минтруда РФ (от 8 августа 1996 г.).	Утверждено 36 дн.
Для госслужащих	Статья 46 Закона №79-ФЗ (от 27 июля 2004 г.)	30 суток + количество дней соответственно выслуге.
Для муниципальных служащих	Пункт 3 статьи 21 Закона №25-ФЗ (от 2 марта 2007 г.)
Для докторов и кандидатов наук, которые работают в научных центра с федеральным финансированием	Правительственное Постановление №949 (от 12 августа 1994 г.).	Для докторов наук – отводится 48 дн., для кандидатов – 36 дн.
Для специалистов, которые заняты в сферах, связанных с химическим оружием	Статья 1,5 Закона №136-ФЗ (от 7 ноября 2000 г.)	С учетом того, к какой группе относятся работы – 49 (56) дн.
Для спасателей профессиональных аварийно-спасательных подразделений	Пункт 5 статьи 28 Закона №151-ФЗ (от 22 августа 1995 г.)	С учетом непрерывности имеющегося стажа: 30, 35, 40 дн.
Для прокуроров, работников органов Прокуратуры, задействованных в научной и педагогической деятельности	Статья 41.4 Закона №2202-1 (от 17 января 1992 г.)	30 дн. (в период не включается время на проезд к месту для отдыха и обратную дорогу).
Для сотрудников, работающих в Следственном комитете	Статья 25 Закона №403-ФЗ (от 28 декабря 2010 г.)
Для военнослужащих	Закон №76-ФЗ (от 27 мая 1998 г.)	Различная продолжительность

Ряд сотрудников вправе претендовать также на отпуск, предоставляемый дополнительно к основному, согласно статье 116 Кодекса. Такие дополнительные дни также должны находить отражение в графике.

Дополнительный отдых полагается сотрудникам, которые:

• работают во вредных (опасных) рабочих условиях,
• трудоустроены в местах с особым характером работы,
• трудящихся ненормировано,
• работают в районах Крайнего Севера (других территориях приближенного статуса).

 Перечень документов для декретного отпуска.

Часто сотрудники делают выбор не в пользу дополнительного отдыха, предпочитая финансовое возмещение. Эти дни отпуска также подлежат указанию в графике, и в дальнейшем, при желании сотрудника компенсировать все деньгами, подобный момент отражается в этом документе.

Какая длительность отпуска приводится в графике?

Закон требует, чтобы каждый сотрудник уходил на отдых ежегодно на 28 дней. Этот период допустимо разбивать на части. Минимально можно взять отпуск только на две недели. В графике должны обозначаться все отпускные дни, которые сотруднику причитаются по закону.

У кого есть возможность оформить отпуск в удобный для него момент?

Ряд сотрудников вправе сами определять, когда им уходить в отпуск. При этом согласовывать этот момент с работодателем не обязательно. Детали в таблице ниже.

Учтите! Список сотрудников, у которых есть возможность выбрать период своего отпуска:

Категория/обстоятельства	Ссылка на законодательную норму (ТК РФ, ФЗ).	Чем подтверждать
У сотрудников, не достигших совершеннолетия	267	Паспортом
Родителей (в т. ч. опекунов, попечителей или приемных родителей), на воспитании которых находится ребенок с инвалидностью (до 18 лет).	262.1	Свидетельством о рождении ребенка
У женщин в положении (как до отпуска, предоставляемого по беременности и родам, так и после). После отпуска, который оформляется в связи с уходом за ребенком.	260	Справкой о беременности, больничным, оформленным на основании отпуска (по беременности, родам).
У сотрудников, воспитывающих 3-х или больше детей (до 12 лет).	262.2	Свидетельством о рождении каждого ребенка
У мужчины в тот период, когда его жена находится в официально оформленном отпуске по беременности и родам.	123	Справкой о беременности жены, копией больничного, выданного с целью оформления отпуска (по беременности, родам).
У совместителей (внешних) – единовременно с отпуском, назначаемым по основному месту трудоустройства.	286	Справкой, выданной на работе, выпиской из графика выхода работников в отпуска.
У жен военнослужащих – в тот же момент, когда вышли на отдых их мужья.	Статья 11 Закона №76-ФЗ (от 27 мая 1998 г.)	Справкой, выданной по месту прохождения службы, выпиской из графика.
У лиц, которые в ходе испытаний на Семипалатинском полигоне получили общую эффективную дозу облучения.	Пункт 15 статьи 2 Закона №2-ФЗ (от 10 января 2002 г.)	Удостоверением, подтверждающим воздействие на гражданина радиации.
У лиц, которые участвовали в ходе ликвидации последствий происшедшей аварии на ЧАЭС. У ряда граждан, заболевших лучевой болезнью, приобретших инвалидность из-за этой катастрофы, а также лиц, которые работают в зоне отчуждения и прочих граждан, которых коснулась катастрофа.	Закон №1244-1 (от 15 мая 1991 г.)	Удостоверением, подтверждающим факт воздействия на человека радиации, справкой по установлению инвалидности.
У Героев Социалистического Труда, Героев Труда РФ, полных кавалеров ордена Трудовой Славы	Статья 6 Закона №5-ФЗ (от 9 января 1997 г.)	Удостоверением, подтверждающим статус Героя труда (кавалера ордена).
У Героев Советского Союза, Героев РФ, полных кавалеров ордена Славы, участников ВОВ, жителей блокадного Ленинграда и лиц, которые во время ВОВ работали на оборонных объектах, инвалидов войны, ветеранов.	Пункт 3 статьи 8 Закона №4301-1 (от 15 января 1993 г.) Закон №5-ФЗ (от 12 января 1995 г.)	Соответствующим удостоверением
У почетных доноров	Статья 23 Закона №125-ФЗ (от 20 июля 2012 г.).	Удостоверением почетного донора
У родителей, которые трудоустроены в районах КС (местностей со схожим статусом), при сопровождении ребенка (до 18 лет) во время поступления его в учебное заведение, расположенное в другом регионе.	322	Паспортом ребенка, выданной приемной комиссией справкой.

График отпусков и новички

Когда составляется график выхода работников в отпуска в 2019 г., при утверждении его в конце 2018 г. нет возможности рассчитать период отдыха тех лиц, которые устроились на работу в начале года.

Но даже если этот период не учтен в уже утвержденном графике, новоприбывшему работнику все же необходимо предоставить положенный по закону отдых. Согласно статье 122 Кодекса при длительности работы от 6 мес. на новом месте работы сотрудник праве уйти в отпуск.

Внимание! Оформление такого отпуска кадровиком, отвечающим за своевременный выход работающих в организации лиц на отдых, производится так:

• не внося корректировок в уже составленный график, выдается приказ на оформление отдельному новому сотруднику отпуска (основание – поданное им заявление, решение, принятое администрацией),
• график дополняется приложением, где приводится информация по отпускам новых сотрудников (отпуск оформляется стандартно).

Сколько документ хранится

Утвержденный Приказом Минкультуры 558 (от 25 августа 2010 г.) «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» в статье 693 определяет, что график хранится на протяжении одного года.

Отсчитывают период с первого числа года, на который график распространяется. Таким образом, график за 2019 г. хранится до начала следующего года.

Внесение изменений в график отпусков

График следует составлять заранее. Но с течением времени иногда требуется вносить в него корректировки. В трудовом законодательстве на этот счет никаких запретов не установлено, главное правильное оформление.

У сотрудника есть возможность поменять период отдыха, уже утвержденный в графике, на другой, согласовав этот момент с начальством (статьи 123, 124 Кодекса). Сведения об изменении отпускного периода отражают в отдельных графах расписания отпусков (8, 9).

Важно! Поменять время отпуска допускается в виду появления различных обстоятельств:

• на работу приняты новые сотрудники, чьи отпуска также следует вписать в расписание (они могут выходить на отдых уже через полгода с начала работы),
• возникла острая ситуация на производстве, требующая перенести отпуск работника, и последний не против этого,
• работник пожелал назначить отпуск на другое время и согласовал это с начальством,
• график отпуска изменился в связи с использованием одним из сотрудников своего права выйти на отдых в удобный момент,

Если отпуск необходимо переносить или добавлять его в расписание, заинтересованный сотрудник подает на имя работодателя заявление. Составляется документ в свободной форме.

Если есть возможность переноса отпуска, новая дата утверждается, о чем делается отметка в поданном заявлении. Отдельно оформляется приказ, которым дата отпуска переносится. В нем отражаются сведения, подлежащие изменению, и новая дата отпуска.

 Входит ли в трудовой стаж отпуск?

Ответственность за отсутствие графика отпусков сотрудников

Часто небольшие компании (ИП) не утверждают график, о чем свидетельствует практика, но это неправильный подход. Многие руководители не задумываются о вопросе серьезно, другие же попросту не знают, что документ составлять нужно.

Однако требование его оформления продиктовано нормами статьи 123 Кодекса. Отсутствие документа повлечет наложение на работодателя штрафа согласно ст. 5.27 КоАП, поскольку бездействие оценивается как нарушение трудовых норм.

Как следствие – компании назначат штраф в размере от 30 000 до 50.000 рублей (если до этого нарушений не было). Повторность приведет к возрастанию финансовой санкции – до 50 000-70 000 рублей. ИП или же должностное лицо ожидает несколько меньшие штрафы. Первое нарушение – на 1 000-5 000 р., второе от 10 000 до 20 000 р.

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

При обозначении отпускных дней в табеле учета рабочего времени следует выделить некоторые особенности:

• если время отпуска включает в себя праздники и другие нерабочие дни, они отмечаются кодом «В» или же цифрами «26». Связано это с тем, что подобные дни не входят в отпускные по закону (статья 120 Кодекса),
• если сотрудник в период отпуска болел, то вероятно потребуется вносить корректировки в табель. К примеру, если он не захотел продлить отпуск на время болезни, а принял решение эти дни использовать позже.

Посмотрите видео. Важные вопросы по графику отпусков: