Работая с людьми, осуществляя перевозки товара либо пассажиров, проводя много времени в дороге по долгу службы владельцам автомашин приходится использовать свою автомашину для исполнения рабочих функций.
За использование автомашины в интересах компании её служащему устанавливается выплата на её содержание и обслуживание.
Когда положена компенсация
Частое применение своей личной автомашины по долгу службы компенсируется предприятием своим служащим, когда в их обязанности вменяется необходимость совершения систематических поездок по делам компании (командировки, перевозки).
В таком случае сотрудник компании правомочен требовать компенсировать свои расходы на обслуживание машины – амортизацию, заправку топливным бензином, плату за парковочное место.
Факт применения собственной машины для осуществления трудовых обязанностей, порядок возмещения произведенных издержек на топливные ресурсы, содержание фиксируется в виде отдельного соглашения, исходя из требований ст. 188 ТК РФ.
Какие затраты подлежат компенсации
Компания производит компенсирование всех расходов, которые несёт ее служащий, связанные с эксплуатацией ТС, включая:
- техобслуживание,
- расходы по ремонту,
- оплата ГСМ.
При достижении с работником договоренности об использовании его автомобиля в виде арендованного имущества работодатель принимает на себя обязательства по компенсированию ущерба третьим лицам и получение страховки ОСАГО
Оформление компенсации
Какие нужны документы
Таблица 1. Документы для оформления компенсации затрат на личный автотранспорт.
| Документ | Описание |
| Трудовой договор | 1. Должен содержать согласие сотрудника компании на использование своей машины 2. Описываются подробные характеристики автомашины, марка, регистрационный номер. 3. Указывается фиксированный размер компенсационной выплаты, порядок возмещения, срок выплаты (одновременно с заработной платой, по факту использования). |
| Приказ | Издается приказ о возмещении затрат (компенсации), подписывается руководителем, содержит основные условия компенсации с указанием ФИО и должности работника. |
| Автодокументы | 1. Документы, свидетельствующие о принадлежности автомобиля сотруднику компании (ПТС, СТС). 2. Страховка ОСАГО, КАСКО. |
| Оформление аренды автомашины | Автомашина передаточным актом оформляется в аренду компании. |
| Соглашение об оказании услуг | Указываются сроки выполнения и величина вознаграждения |
| Путевки | В путевках фиксируются производимые траты на топливные ресурсы и смазочные материалы, маршрут и цель поездки, исправность автотранспорта |
| Счета фактуры на амортизацию, технический ремонт автомашины, замену ее отдельных элементов | Для компенсирования произведенных затрат |
Способы оформления
Оформить пользование своего собственного автотранспортного средства служащим компании можно несколькими способами:
- Заключить соглашение об аренде автотранспортного средства. Компания арендует личную машину, обеспечивая полностью ее обслуживание, а работник фактически использует транспорт, находящийся на балансе организации.
- Производить компенсационные выплаты. Размер, срок, порядок и механизм компенсирования применения своего личного автотранспортного средства устанавливается контрактом с работником либо коллективным договором. Компенсирование таких трат не облагается налогом на доходы физических лиц.
- Оформить ссуду. Происходит передача служащим в непосредственное пользование компании, что влечет обязанность юридического лица по его содержанию и обслуживанию. Страховой полис необходимо переоформить на компанию
- Заключить соглашение гражданского характера вместо указания применения машины в трудовом контракте.
Договор аренды
Гражданский кодекс РФ предусматривает договор аренды автомашины с экипажем (водителем) и без него.
По условиям договора сотрудник, сдавший личную машину в аренду компании, получает за ее использование арендные платежи, а не компенсирование затрат.
Соглашение об аренде составляется в письменной форме и должен содержать:
- сведения об автомашине (реквизиты, описание и правоустанавливающую документацию),
- в течение какого периода времени арендованная автомашина будет использоваться,
- условия, сумму, порядок внесения арендных платежей,
- условия расторжения соглашения.
Компания – арендатор осуществляет расходы по обслуживанию и техническому обеспечению автомашины .
Страховые взносы на арендные платежи не начисляются в силу ст. 420 Налогового кодекса РФ.
При возникновении споров, рассматриваемых судами, в процессе рассмотрения дела выясняется фактическая передача работником своего автомобиля компании.
Если работник пользовался автомобилем без оформления соответствующего соглашения (с экипажем), то выплате подлежит компенсация за пользование собственного транспорта в служебных целях, а договор аренды считается незаключенным.
Таблица 2. Основные отличия оформления автомашины в соответствии с трудовым и гражданским законодательством
| ТК РФ | ГК РФ | |
| Норма | Ст. 188 | Статьи 606, 632 649 |
| Варианты | Указание на применения собственного ТС в трудовом контракте. Оформление доп соглашения к контракту. Заключение иного соглашения | 1. Договор аренды ТС с экипажем. 2. Договор аренды ТС без экипажа. |
| Переход права | Право пользования и владения не переходит к работодателю | Право пользования и владения с момента передачи авто |
| Использование | ТС может использоваться для личных нужд | ТС используется только в рабочее время и для служебных поездок |
Условия получения компенсации
Для получения компенсации за применение личного имущества (ТС) необходимо соблюдение ряда условий:
- Автовладелец должен являться сотрудником и с ним заключен трудовой контракт.
- Функции работника должны быть связаны с разъездами и подтверждаться должностной инструкцией, соглашением к контракту.
- Имущество принадлежит сотруднику на праве собственности.
- Сотрудник лично использует автотранспорт.
Важно! Обязательным условием для осуществления компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества сотрудника является использование его в интересах работодателя с согласия автовладельца.
Особенности оплаты применения личного ТС отдельными категориями работников
Категории сотрудников
Применять личное ТС в служебных целях вправе:
- Сотрудники органов внутренних дел (в т.ч. полиции).
- Работники уголовно-исполнительной системы.
- Сотрудники противопожарных служб.
- Сотрудники органов по борьбе с наркотиками.
- Таможенные службы.
- Федеральные гос служащие.
Особенности
Компенсации выплачиваются только работникам, которые по долгу службы часто разъезжают.
Компенсация производится по распоряжению руководителя по заявлению сотрудника с указанием в течение какого времени используется ТС и при выполнении каких обязанностей.
Обязательно оформляется путевой лист, проводится медосмотр водителя и осмотр ТС.
Размер компенсации
Сумма затрат на использование личного автотранспорта в служебных целях устанавливается отдельно каждой компанией с учетом установленных норм, дающих право на уменьшение налоговой базы по НДФЛ и налогу на прибыль.
Таблица 3. Размер компенсационных выплат.
| Компенсация | Сумма | Нормативный (локальный) акт |
| Компенсация для госслужащих: а) для легковых машин б) для мотоциклов | Объем двигателя до 2 л – 2 400 руб. Объем двигателя выше 2 л. – 3 000 руб. 1 200 руб. | Постановление Правительства No 563 |
| Нормы расходов компаний на оплату расходов сотрудников по использованию личных автомашин: а) для легковых автомашин б) для мотоциклов | 1 200 руб. (двигатель до 2 л.) 1 500 руб. (двигатель больше 2 л.) 600 руб. | Постановление Правительства No 92 от 08.02.2002 |
Порядок получения компенсации
Получение компенсации расходов, связанных с использованием личной автомашины для служебных поездок происходит в несколько этапов:
Таблица 4. Пошаговая инструкция получения компенсации
| П/п | Этап | Примечание |
| 1. | Подача заявления | В случае, если трудовым договором не предусмотрено использование личного транспорта для служебных поездок |
| 2. | Представление документов | Необходимо представить доказательства принадлежности автомобиля сотруднику (ПТС, СТС, страховой полис) |
| 3. | Заключение договора | По соглашению между работодателем и автовладельцем может быть заключен договор аренды либо оказания услуг, автомобиль передается по акту (официальное трудоустройство не обязательно) |
| 4. | Произведение компенсации | Заполняются путевые листы, предоставляются товарные и кассовые чеки, квитанции в подтверждение расходов на приобретение ГСМ, затрат на ремонт и техническое обслуживание |
Налогообложение компенсационной выплаты
НДФЛ
Использование собственного автомобиля для исполнения служебных обязанностей (часть 3 статьи 217 НК РФ) не является доходом работника и не учитывается в составе налогооблагаемой базы по НДФЛ и на произведенные затраты согласно статье 422 НК РФ (пп. 2 п. 1) не начисляются страховые взносы.
При оформлении договора аренды либо оказания услуг полученные выплаты считаются доходом физического лица и подлежат обложению налогом в размере 13% (для нерезидентов РФ – 30%).
Налог на прибыль
Для целей налогообложения компания может учесть компенсационные выплаты в виде прочих расходов для уменьшения налога на прибыль (подпункт 11 п. 1 статьи 264 НК РФ).
Такие выплаты производятся предприятием с учетом пояснений Министерства финансов (письмо 03-03-06/1/18366).
Затраты на грузовой автотранспорт включаются в полном объеме, а расходы на легковую машину – в пределах установленных норм.
Возмещение затрат по использованию сотрудником компании личного автомобиля также учитывается при использовании упрощенного режима налогообложения по единому налогу.
В качестве подтверждения эксплуатации автомобиля представляются путевки.
Отсутствие путевок, чеков и квитанций, документов на автотранспорт, а также документов, подтверждающих основание для выплаты компенсации, может явиться основанием для исключения таких расходов из налоговой базы при проведении налоговым органом проверки обоснованности уменьшения предприятием налога на прибыль.
Компенсация ГСМ, по мнению налоговиков, не включается в состав расходов отдельно, а учитывается в общей сумме затрат.
Примеры
Пример 1.
Работник предприятия Кондрашов М.Л. заключил соглашение о применении личного для предложения товара компании сторонним организациям и оформления договоров купли-продажи товаров. По условиям соглашения оплата бензина производится из расчёта 5 руб. за 100 км пробега, возмещение затрат на эксплуатацию ТС – 3 000 руб. ежемесячно.
За месяц Кондрашов проехал 500 км. Ему полагается:
3 000 – 1 200 = 1 800 руб. за эксплуатацию транспорта.
5*500:100*45 (цена бензина) = 1 125 руб. за ГСМ
Пример 2. Симонов К.П. исполняя трудовые функции, связанные с частыми поездками, использует свой автомобиль Mitsubishi lancer. Объём двигателя – 1 600 куб.см.
Приказом генерального директора компании Симонову установлена ежемесячная компенсационная выплата за пользование своей автомашины в размере 2 100 руб.
При расчете налога на прибыль главным бухгалтером из этой суммы 1 200 руб. (установленная норма) учтены в качестве прочих расходов, 900 руб. в расчет не принимались учитывались, поскольку остаток суммы превышает норму.
Читайте также:
Компенсации за использование личного авто в служебных целях в 2019 году.
Льготы для инвалидов автомобилистов 3 группы.
Наиболее частые вопросы
Вопрос No1. В контракте обязательно ли нужно отразить сумму компенсации за применение личного транспорта сотрудником компании?
Ответ: Точную сумму выплаты компенсации указывать не обязательно. Нужно указать перечень расходов, которые будут перечислены сотруднику. Сумма выплат зависит от подтверждающих затраты квитанций и срока использования ТС.
Вопрос No2. Как платить сотруднику затраты на эксплуатацию личного ТС, если соглашением установлена сумма, превышающая установленные нормы?
Ответ: За счет прибыли компании бухгалтерия вправе произвести оплату произведенных затрат свыше установленных норм.
За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации? Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.
Вопрос No3. Обязательно ли оформлять путевку, если используемое работником ТС является его личным автотранспортом?
Ответ: Да, обязательно, если трудовые функции напрямую связаны с поездками. Для оплаты берутся дни фактического присутствия на рабочем месте (поездки), из расчета исключается время болезни, отпуск и т.д.
