Компенсация за неотгуленный отпуск

Нормы трудового законодательства

Важно! Каждая организация, в соответствии с законодательными предписаниями, изложенными в ст.123 ТК РФ, составляет графики, согласно которым предоставляются очередные отпуска до 15 декабря, ориентируясь на установленные по плану сроки для отдыха на следующий год.

Поскольку вышеназванная документация относится к категории локальных актов, которые принимаются нанимателем после согласования их с руководством профсоюзной организации, их в обязательном порядке должны исполнять обе стороны трудовых отношений, т. е. и граждане, работающие на предприятии, и руководство компании.

Также принимая в расчет тот факт, что точно предугадать, как будет складываться ситуация как личного, так и рабочего плана, невозможно, законодательство предусматривает возможность внесения корректировок в план ежегодных отпусков и перенос времени отпуска на другой период.

Работник не может предположить, что ему потребуется прохождение санитарно-курортного лечения в связи с внезапной болезнью, а у работодателя нет возможности точно знать, что на производстве произойдет авария или возникновение других чрезвычайных факторов.

По этой причине закон разрешает в подобных случаях менять график предусмотренных отпусков, перенося их на другой период, в особенности, если факт оставления гражданином места работы окажет негативное влияние на рабочий процесс.

Однако в целях соблюдения положений ст.124 ТК РФ, перенос запланированного времени отдыха возможен не в произвольном порядке, а только в случае, если соблюдаются определенные условия, а именно:

• Работник согласен на перенос отпуска,
• Имеются серьезные причины для смещения сроков запланированных отпусков,
• Неиспользованный отпуск будет предоставлен работнику в другое время, а конкретно до того, как истечет текущий год, или не позже, чем в следующем году.

Нельзя забывать, что на следующий год, согласно ст. 114 ТК РФ, работнику положено предоставление уже последующего отпуска, который он имеет право использовать уже в соответствии со следующим графиком, как чаще всего и происходит, а нереализованные дни за прошлый отпуск остаются за рамками графика и накапливаются в резерве.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Сколько неиспользованных дней может накопиться

В соответствии со ст. 124 ТК РФ, недопустимо оставлять работников без отпуска в течение двух лет беспрерывно. Обычно это правило не нарушается, в течение 12 месяцев работниками используется часть дней, положенных для отдыха, с переносом оставшейся части на другой период.

В последующие годы события зачастую развиваются аналогичным образом, в итоге происходит накопление значительного количества неиспользованных отпускных дней за несколько лет подряд.

Учтите! Поскольку у работодателя нет возможности отпустить работника на отдых на все дни, которые накопились на протяжении двух лет, так как это приведет к долгому отсутствию гражданина на рабочем месте, об использовании неотгуленных отпусков, как правило, не заговаривают до тех пор, пока не наступает момент прекращения действия трудового договора.

При этом в случае долговременной работы человека в организации, где в целях повышения производительности труда и оптимизации рабочего процесса руководство применяет деление отпуска на части и его переносы, ко дню расторжения трудового соглашения общая сумма скопившихся дней неиспользованных отпусков является довольно значительной, и имеется только два способа компенсации: либо деньгами, либо предоставив отпуск.

Нужно заметить, что таким образом события развиваются по той причине, что законодательство не ограничивает количество дней неиспользованного отпуска, так как предусматривается, что работники проводят отпуск в соответствии с графиком, либо неиспользованная часть реализуется в течение двух следующих лет.

Варианты «избавления» от неиспользованных периодов отдыха

В сущности, для извлечения практической выгоды из накопленных за счет неотгуленного отдыха дней существует лишь два варианта:

• Получить компенсацию в денежном выражении,
• Присоединить к основному отпуску часть нереализованного в последующие годы.

При этом каким бы способом получения компенсации за неиспользованные отпускные дни не воспользовался работник, нужно принимать во внимание определенные нюансы законодательства.

Так, следует упомянуть, что согласно ст. 126 ТК РФ запрещено заменять отпуск в полном объеме денежной выплатой. Зато разрешается компенсировать таким способом те дни отпуска, которые остались от прошлых лет, в случае наличия у организации финансовых ресурсов для этого и согласия руководства предприятия на такую замену запланированного отдыха.

Необходимо обратить внимание и на то обстоятельство, что предоставить денежную выплату вместо отпуска можно только, когда речь идет об основном отпуске и оплачивается только та часть, которая выходит за границы 28 дней.

При этом компенсировать путем выплаты денежных средств дни дополнительных отпусков, которые предоставляются в целях восстановить здоровье, запрещено, в особенности, если это касается дней отдыха, которые выделены гражданам, трудящимся в условиях повышенной опасности или за работу в районах севера.

 Может ли отпуск начинаться с выходного дня?

Кому запрещена замена отпуска деньгами

Запрещено вместо дней для отдыха выплачивать денежную компенсацию лицам, которым положено предоставление удлиненного отпуска в связи с особыми обстоятельствами, и этот запрет закреплен в законе.

Категории граждан, которые должны будут использовать отпуск в полном объеме, перечислены в статье 126 ТК, это касается:

• Женщин, ожидающих рождения ребенка,
• Работающих граждан, не достигших восемнадцатилетия,
• Работников, чьи условия труда являются вредными или опасными.

Какое количество отпускных дней может быть заменено денежной выплатой?

Схема выглядит следующим образом: количество неиспользованного отпускных дней = количество отпускных дней, положенных за год / 12 месяцев х длительность работы в организации (в месяцах) – количество фактически отгулянных отпускных дней.

Нужно заметить, что допускается частичная компенсация дополнительного отдыха за вредную или тяжелую работу, за период, который превышает неделю.

Иначе говоря, гражданину будет предоставлено 28 дней, составляющих основной отпуск, 7 дней, относящихся к дополнительному, а за оставшиеся дни, если таковые будут, он может получить деньги.

Порядок предоставления периодов за прошлые года

Скачать бланк заявления на отпуск, неиспользованный в прошлые периоды, бесплатно в формате word

По своей природе неиспользованный в положенные сроки отпуск не имеет никаких отличий от основного, предоставляемого каждый год, и, как следствие, нереализованный отрезок оформляется в общем порядке с незначительными отступлениями от процедуры.

Так, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, об очередном ежегодном отпуске следует извещать за 14 дней до его начала, а если происходит предоставление отпускных дней за графиком в соответствии с заявлением сотрудника, специально уведомлять его не нужно.

Скачать бланк приказа на отпуск, неиспользованный в прошлые периоды, бесплатно в формате word

Важно! В данном случае на имя начальства работником пишется заявление, в котором он просит предоставить ему отпуск за счет дней, не использованных в предыдущие годы, с определенного числа, или же выплатить финансовую компенсацию.

Здесь следует знать, что так как неотгулянные периоды проходят вне графика, у работодателя есть право не оформлять отпуск в то время, которое указывает работник, но при этом дни для отдыха должны быть предоставлены позже, например, после завершения срочного проекта.

Если же начальство согласно на использование отпускных дней за прошедшие годы, на заявление накладывают положительную резолюцию и это служит основанием для составления приказа о предоставлении полного или частичного объема предусмотренного законом отпуска. В случае предоставления части отпуска, оставшийся отрезок переносится на более позднее время.

При этом в случаях, когда гражданин желает не реализовать неиспользованный отпуск, а получить денежную компенсацию, также происходит вынесение приказа о выделении ему денежных средств, при условии, что предприятие обладает финансовыми ресурсами для этого.

Посмотрите видео. В каких случаях ежегодный отпуск продлевается или переносится? 

Расчет компенсации

Важно! На основании положений ст. 114 ТК РФ, в то время, пока гражданин находится в ежегодном отпуске, за ним должно быть сохранено не только рабочее место, но и средний уровень зарплаты, который рассчитывается на основании правил ст. 139 ТК РФ. Так, учитываются все начисления за последний год, с включением в них окладов, больничных и надбавок, а также стимулирующих выплат.

Все эти суммы складываются, после чего их делят на 12, вычисляя таким способом среднемесячную зарплату. После этого, исходя из полученного результата, рассчитывают уже размер заработка в день, разделив размер среднемесячного заработка на коэффициент 29.3, который представляет собой усредненное число дней в месяце.

По окончанию расчетов полученный размер дохода за день умножают на число отпускных дней, и эта сумма выдается гражданину как отпускные.

Если же работником не запланировано использование отпускных дней для того, чтобы отдохнуть, и он хочет взамен получить денежную выплату, то сумму, которая ему полагается, рассчитывают таким же способом.

Особые условия

Учтите! Предусмотрены ситуации, когда допустимо получить денежную выплату за все 28 отпускных дней при наличии следующих обстоятельств:

• Время работы гражданина в компании составляет 11 месяцев,
• Работник трудился от 5,5 до 11 месяцев, и при этом:
• Компания ликвидируется,
• Проводят сокращение штата,
• Гражданина призывают в армию.

Эти положения действуют, если срок работы сотрудника в организации составляет менее 12 месяцев.

В случае если работа в компании длилась меньше двух недель, такие промежутки для подсчета не используются. Если срок работы превышает две недели, происходит округление до месяца в большую сторону.

Например, работник трудился четыре месяца и шесть дней. В этом случае бухгалтерия при подсчете будет учитывать лишь полные месяцы. В случае же, если гражданин проработал четыре месяца и девятнадцать дней, ему будет выплачена сумма за пять месяцев.

В иных случаях, подсчитывая нереализованные дни отдыха, сумма будет рассчитываться в пропорции к отработанным месяцам.

 Расчет отпускных при неполном отработанном месяце.

Как поступить перед декретом

Положения ст. 260 ТК РФ для того, чтобы оказать беременным женщинам перед родами дополнительную поддержку, предусматривают для них возможность использовать основной отпуск без учета графика и вне зависимости от продолжительности работы в организации.

При этом уйти в отпуск беременной женщине разрешается как до начала декрета, так и после него, а также сразу поле выхода с больничного или выхода из отпуска по уходу за малышом.

Если беременная работница не проработала достаточное количество времени для того, чтобы воспользоваться всеми положенными отпускными днями, ей предоставляют их авансово.

В случаях же, когда работница не воспользовалась отпуском и у нее помимо этого имеются накопившиеся дни за предыдущие годы, она может воспользоваться только днями в границах отпуска, предоставляемого каждый год, тем более что данное правило содержится в законодательстве, и у работодателя нет права на отказ.

Что касается дополнительных отпускных дней, которые не были реализованы в предусмотренный графиком период, то вопрос об их предоставлении решают по согласованию с начальством предприятия, так как закон не налагает на нанимателя обязательств выделить такие дни именно перед началом декрета или сразу по его окончанию.

Иначе говоря, проблема реализации неиспользованного отпуска беременных женщин разрешается в рамках трудовых отношений, при этом учитывается влияние на рабочий процесс.

Действия при увольнении

Если работник принял решение прекратить работу на предприятии, он имеет право на получение денежной выплаты за все нереализованные периоды отпуска.

Согласно положениям первой части статьи 127 ТК РФ, гражданин вправе получить денежные средства не только за оставшуюся часть дополнительного отпуска, но и за неиспользованный основной.

Запомните! В отдельных ситуациях в случае прекращения трудового соглашения с нанимателем, гражданин имеет право на получение денежных средств за определенное число отпускных дней:

• Если закачиваются срочные, сезонные или кратковременные трудовые соглашения, которые заключались на срок до 2 месяцев, работнику в соответствии со ст. 291 ТК РФ полагаются денежные выплаты,
• Сумма рассчитывается на основании правила, согласно которому в месяц сотруднику полагается предоставление официального отдыха сроком на 2 дня. Следовательно, в течение 2 месяцев наберется 4 дня на отдых, за которые работодатель обязан выплатить финансовую компенсацию,
• Работникам, чьи должности убирают по причине сокращения штатов, полагается оплата за каждый из неиспользованных отпускных дней. При расчетах учитываются и основные, и дополнительные отпуска,
• При окончании трудового соглашения, служившего основанием для работы гражданина в компании, ему могут предложить реализовать отпуск, а затем уволиться. Если он отказывается от отдыха, на него налагаются обязанности по отработке положенного времени, и впоследствии при уходе ему будет положена компенсационная выплата,
• Право на компенсацию есть и у граждан, трудившихся по совместительству или на условиях неполного дня, этот момент регулируется статьей 93 ТК,
• При определении срока стажа, который учитывается, когда рассчитываются компенсации за неотгулянные дни отпуска, отпуска по беременности и родам включаются в него.

Как следствие, женщина, уходящая в декрет, увольняясь, вправе получить денежные выплаты за дни отдыха, которые она не использовала перед уходом в отпуск, а также за подсчитанные в период пребывания в нем, как это указывает статья 121 ТК.

Порядок оформления

Скачать бланк заявления на предоставление компенсации за часть отпуска бесплатно в формате word

Для получения компенсации за нереализованные отпускные дни обязательно написание работником заявления на имя начальника.

Учтите! Для такого документа предусмотрена свободная форма, однако обязательным является указание в нем следующих сведений:

• Кто и кому адресует заявление – для внесения этих данных предназначен верхний правый угол листа,
• Посередине листа должно быть написано слово «Заявление», а ниже излагается, с какой целью оно написано – для получения денежной выплаты вместо нереализованного отпуска,
• Основной текст бумаги должен содержать указание на статью, которая предусматривает возможность получения денег (126 ТК), на сроки, за которые возможно получение компенсации (обычно указываются последние 12 месяцев), точное число дней, которые не были использованы,
• В конце заявитель должен расписаться (с расшифровкой) и указать число написания заявления.

После того как документ подан, начальник рассматривает его. Он вправе решить вопрос как положительно, так и отрицательно – об этом праве говорит письмо Минтруда России № 966-1 от апреля 2002 года.

Скачать бланк приказа о замене части отпуска денежной компенсацией бесплатно в формате word

В случае несогласия работника с принятым решением, у него есть право на обращение к сотрудникам Трудовой инспекции, которые организуют проведение проверки в организации.

Если вопрос решен в пользу сотрудника, происходит составление и подписание начальником приказа, в котором в обязательном порядке должно быть указано число дней, которые подлежат оплате. Далее производится передача приказа работникам бухгалтерии, которые рассчитают компенсацию.

С момента, когда заявление одобрено, перечисление денежных средств происходит обычно в течение десяти дней. Если Устав организации содержит особые правила, касающихся перечисления денежных средств работникам, есть вероятность, что денег придется ожидать до дня выплаты зарплаты.

Другие правила для выплаты денег предусмотрены в случае увольнения. Так, все компенсационные и другие выплаты должны быть произведены в последний день работы гражданина. В случае его отсутствия в организации в указанную дату, выплата будет произведена на следующий день работы.

 Дополнительный отпуск за вредные условия труда.

Удерживается ли налог с компенсации

Положения статьи 210 Налогового кодекса указывают на учет всех получаемых налогоплательщиком доходов для того, чтобы рассчитать налоговую базу.

Как следствие, полученные в связи с заявлением гражданина выплаты за нереализованные дни основного отпуска также подлежат налогообложению в соответствии с предусмотренной законом процедурой.

Налог взимается в тот момент, когда денежные средства фактически выдаются, как того требует статья 226 НК. Поскольку с денежных выплат, связанных с нереализованными отпусками, взимается НДФЛ, на организацию, которой присвоены функции налогового агента, возлагается обязательство по внесению суммы удержанного налога в документ для отчета – справку 2-НДФЛ.

Чтобы обозначить компенсационные выплаты за дни отпуска, которые не были реализованы, предусмотрено применение установленного кода – 4800 «Иные доходы».

Что делать, если у сотрудника накопились дни, а уходить отдыхать он отказывается

Скачать бланк уведомления работника о дате начала отпуска бесплатно в формате word

При решении данного вопроса необходимо упомянуть об определенных условиях, которые необходимо соблюдать:

• На организацию возлагается обязанность по надлежащему оформлению графика отпусков, в котором должно быть точно указано время для отдыха каждого из работников,
• Уведомление работников начальством о том, что им предстоит отправиться на отдых, должно произойти не позднее, чем за 14 дней до того, как отпуск начнется. Гражданин обязан расписаться в подтверждение факта получения уведомления. Если работник отказывается получать документ, производится составление соответствующего акта,
• Обязательно составление соответствующего приказа, в котором гражданин расписывается, тем самым подтверждая факт своего ознакомления с его текстом,
• Отпускные должны быть выплачены не позже чем за три дня до того, как начнется отпуск,
• Если работник начал трудиться до истечения времени его отпуска, обязательно составление соответствующего акта с указанием на данное обстоятельство.

Скачать бланк акта об отказе работника от подписания документа бесплатно в формате word

Внимание! После того, как все перечисленные условия были выполнены, на работника может быть наложена дисциплинарная ответственность согласно ст.ст. 192,193 ТК РФ. Однако это не лучшее решение вопроса.

В качестве варианта можно уволить работника, выплатив ему положенные денежные средства, с последующим принятием обратно. Но превращать это в систему не рекомендуется, так как проверяющие органы вправе предъявить претензии, в частности, на основании того, что таким образом могут быть ущемлены права работающих граждан на получение гарантированного непрерывного стажа в организации.

Если отказ труженика воспользоваться отдыхом вызван страхом потерять в заработке, то на период его отпуска допустимо заключение с ним гражданско-правового договора.

Ответственность работодателя за непредставление отпуска

За то что его работники не реализовали свое право на отдых, нанимателя может постигнуть наказание в виде штрафа.

Важно! Если проверяющие организации выявят такое нарушение, наступит ответственность, предусмотренная ст. 5.27 КоАП:

Нарушитель	Первое нарушение, тыс. руб	Повторное нарушение, тыс. руб.	Основание
Юридическое лицо	30– 50	50 – 70	ч. 1 ст. 5.27 КоАП
ИП или должностное лицо	1 – 5	10–20 или дисквалификация на срок от 1года до 3 лет (должностные лица)	ч. 2 ст. 5.27 КоАП

Возможность привлечения за подобные проступки существует в течение 12 месяцев со дня, когда они были обнаружены.

Посмотрите видео. Сгорает ли неиспользованный отпуск?