Штатное расписание — универсальный документ, применение которого оправдано в организациях различных видов собственности 
Штатное расписание разновидность локального нормативного акта в организации, распорядительный документ, устанавливающий структуру организации, а также отражающий разделение труда между работниками. В настоящее время, в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), не предусмотрено обязательное наличие штатного расписания в каждой организации. Приятия локальных нормативных актов это право, а не обязанность администрации работодателя. Однако на больших предприятиях, где штат составляет более 20-30 работников, его введение представляется рациональным и целесообразным.
Чтобы понять роль приказа об утверждении штатного расписания в делопроизводстве организации, необходимо в общих чертах осветить значение этого документа. Штатное расписание, образец на 2018 год, скачать можно ниже по ссылке.
Функции штатного расписания на 2018 год
В штатном расписании указываются следующие данные:
- общая численность работников предприятия,
- перечень структурных подразделений, отделов,
- должности и количество штатных единиц (работников), их занимающих,
- размер заработной платы работников.
Таким образом, штатное расписание отражает структуру и направления деятельности организации, рабочего коллектива, дает информацию для сравнительного анализа степени загруженности различных отделов и уровня заработной платы работников.
Исходя из содержания документа, необходимо сделать уточнение относительно тезиса о необязательности введения штатного расписания. Если работодатель принимает сотрудника в штат для исполнения обязанностей по определенной должности (а не для выполнения конкретной работы, например), логично, что данная должность должна быть утверждена штатным расписанием и соответствовать ему. Также такое толкование норм права согласуется со ст. 15 ТК РФ, где упоминается в аналогичном контексте штатное расписание. В таком случае отсутствие штатного расписания может быть расценено как нарушение трудового законодательства и привести к административному наказанию согласно п. 5.27 КоАП РФ.
Применение, форма и хранение
Штатное расписание универсальный документ, применение которого оправдано в организациях различных видов собственности: в коммерческих организациях: обществах с ограниченной ответственностью (ООО), акционерных обществах, а также и в некоммерческих: учреждениях культуры и образования, в том числе в ДОУ и в школе. Работодатель обязан обеспечить постоянное хранение штатного расписания и приказа о его утверждении (обычно они хранятся в отделе кадров вместе с такими документами, как Устав, Правила трудового распорядка и т.д.).
Пример штатного расписания, актуальный на 2018 год, найти достаточно просто. На практике применяется типовая форма, которая носит наименование Т-3, и утверждена Постановлением Госкомстата №1 еще в 2004 году. Доступ к ней возможен на совершенно бесплатной основе. По этому бланку можно сделать вывод, что штатное расписание утверждается на определенный срок, однако, законодателем период его действия не урегулирован.
В случае изменений в структуре организации бланк штатного расписания подлежит уточнению, принимается новая его редакция. Таким образом, можно сделать вывод, что штатное расписание это основополагающий локальный нормативный акт, и для его обеспечения его легитимности требуется соответствующий приказ.
Скачать форму Т-3 для штатного расписания
Функции приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год
Этот документ обязателен для введения нового штатного расписания или изменения старого, принятия новой редакции. Ведь только после подписания приказа об утверждении уполномоченным лицом документ начинает действовать. В каких случаях необходимо составление приказа:
- утверждение нового штатного расписания,
- внесение изменений в действующий документ.
Внесение изменений может потребоваться в связи с реорганизацией, расширением штата и т.д.
Содержание, как написать приказ об утверждении штатного расписания
Если изменений слишком много, гораздо проще и рациональнее принять новое штатное расписание, а не вносить многочисленные правки. Штатное расписание можно не менять ежегодно, если в этом нет необходимости (например, установить срок действия на 2017-2018 годы). Обязательных требований к реквизитам приказа не установлено, следовательно, стоит включить все типичные для распорядительной документации реквизиты. Главное, чтобы из текста приказа можно было четко понять, что вводится с конкретной даты новое штатное расписание или изменяется старое. Примерный образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 года приведен ниже.
Что необходимо указать, отразить в приказе, оформляем по всем правилам:
- наименование организации,
- ИНН, КПП, ОКПО (можно использовать фирменный бланк),
- номер документа,
- дата,
- преамбула: в связи с какими событиями и на основании чего издается документ (трудовое законодательство, ТК РФ, упомянутое постановление Госкомстата №1),
- содержание: в обязательном порядке должна присутствовать дата вступления в силу штатного расписания, дата и номер штатного расписания, также при внесении изменений можно отразить их суть, а при введении нового штатного расписания общее количество штатных единиц, суммы, выделяемую на заработную плату и т.д.,
- ответственного за исполнение приказа,перечень приложений, если они имеются,инициалы директора, уполномоченного на подписание лица, место для подписи,
- инициалы и должности лиц, которых необходимо ознакомить со штатным расписанием, место для их подписи.
В организации обычно существует шаблон приказа, однако при его заполнении необходимо учесть указанные выше особенности.
Кто подписывает?
Необходимо не только правильно оформить приказ об утверждении штатного расписания, но и подписать его. Подписывает все распорядительные документы в организации уполномоченное лицо, которое в соответствии с уставом осуществляет руководство текущей деятельностью. Это директор, генеральный директор, председатель, то есть, постоянно действующий единоличный исполнительный орган. Также в уставе может быть предусмотрен особый порядок утверждения штатного расписания (с согласия Общего собрания, коллегиального исполнительного органа: Совета директоров и т.д.), порядок передачи полномочий директора.
В обязательном порядке с приказом знакомят под роспись тех лиц, ответственных за его исполнение, а также тех работников, которых коснулись вносимые в документ изменения. Согласно Постановления Госкомстата №1 штатное расписание на последней странице визируют главный бухгалтер и начальник отдела кадров.
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год, образец скачать
